EXCEL住所録の住所の重複を削除する方法

EXCELファイルでの住所が同一のデータの重複を削除する方法について

※この削除方法では、同じ住所がある場合は前にあるデータがのこされ、二番目以降の同じデータが削除されます。

 

次の例のように同じ住所の中に、違う名称の学校が含まれています。

学校名が同じなのですが、教員室と事務室、そしてふじのめ学級職員室とあります。

もちろんそれぞれの電話番号が違うのですが、ダイレクトメールの場合いずれかの一カ所に送付できれば良いので、住所の重複を削除してみたいと思います。

上記のEXCELファイルを開いている状態で、メニュー・タブの「データ」を選択し、「重複の削除」を選択します。

下図のように、「重複の削除」ダイアログが表示されますので、重複を削除したい「住所」にチェックをします。

(規定値ですべての項目にチェックがされていますので、「住所」だけにチェックをします。)

チェックを確認して「OK」をクリックします。

 

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「OK」がクリックされると重複チェックを行い、重複データの件数と有効なデータ件数を表示します。

良ければ「OK」をクリックします。

OKがクリックされると重複データを削除した残りのデータが表示されます。

(同じデータがある場合、一番最初のデータが有効となり残ります。二番目以降は重複データをして削除されます。)

 

072003

 

では、データを確認してみましょう。

「北海道教育大学付属札幌中学校/教員室」だけが残り、重複していた下の2行は削除されています。

 

072004

 

こうしてEXCELシート上にある重複データを簡単に削除する事ができます。

 

【応用】

重複の削除ダイアログで複数の重複項目を選択するとAND条件により重複を削除する事ができます。

たとえば、会社名と住所をの2項目を選んだ場合、[会社名]と[住所」が同じ重複データを削除できます。

 

こうすることで、いろいろな使い勝手を考慮して作成されている住所録の重複データを、使う目的によって自分でデータの削除ができます。

機会がありましたら、是非実行してみてください。

 

 

 

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