Office 2007の延長サポートが終了します

私の周りにもまだまだ多く利用者がいるOffice 207ですが、残念な事に2ヶ月後の10月10日(火)に延長サポートが終了となります。

終了するとセキュリティ更新プログラムや有償サポートを含む全てのサポートが受けられなくなります。

もし、その後も使い続けると、セキュリティ上、非常に危険な状態なりますので注意が必要です。

勿論、最新バージョンのOfficeへのアップグレードをお勧めいたします。

 

マイクロソフトのOffice 365に乗り換えるなら、1T(テラ)のオンラインストレージやマイクロソフト・エキスパートによる電話やチャットでの無料サポートも受ける事ができます。

 

そのほか、互換性のある有償Officeソフト、無償Officeソフトへの移行も出来ます。

 

どれにするかは、現在のOfficeソフトの利用がどのくらいなのかにもよります。

 

今までパソコンを購入したときに付属していたから使っては見たけど、それほど利用もしないなら、万が一知り合いから送られてくる文書や表計算を閲覧するだけなら、ビューソフトや無償Officeでも十分です。

活用が多い場合なら、Office 365や有償互換Officeがお勧めです。

 

10月10日までに、どうするかをお決め、Office 2007からの乗り換えをを実施して下さい。

 

ファイル変換サービスを無料で実施いたします

現在住所録ファイルはマイクロソフト社のExcel形式の拡張子が「.xlsx」形式でのご提供を行っております。

なかには、CSV形式やTXT形式でのファイルが欲しいと言うご要望が寄せられます。

勿論、お望みの形式に変換してのご提供に応じますので、是非ご要望下さい。

その場合の変換料金はいただいておりません。

通常のご購入価格でのご提供となります。

 

 

※ご自身でも簡単に変換が可能です。

住所録ファイルをEXCELで開きます。

開いたファイルを保存します。

この時にファイルの種類をご希望の種類を選択します。

下図の場合は「CSV(カンマ栗木)(*.ssv)を選択しています。

お試し下さい。

 

 

今では、いろんな住所録ソフトでEXCELファイルを呼び込むことが出来るようになっていますが、一部ではCSVファイルにしか対応していない場合もまれに見かけます。このような時には上記のファイル変換で変換してお使いいただけます。

 

EXCEL2013でラベル印刷が出来ない

たしかEXCELでは、アドインを使ったラベル印刷が出来たはずですが、出来ません。

という質問を受けました。

EXCELのラベル印刷アドインは、EXCEL 2007とEXCEL 2010にあった機能で、EXCEL 2013ではその機能が外されました。

EXCELで作成された住所録をお持ちでしたら、WORDの差し込み印刷機能を利用したらどうでしょうか?

Word 2013の「差し込み文書」から封筒やラベルにEXCELで保存されている住所録を印刷が出来ます。

ラベルも市販のラベルの品番が選ばれるようになっており、以外と簡単にラベル印刷ができますよ。

 

同じソフトでもバージョンによっては、その機能があったり、無かったりするので、ネットで調べてみるのも良いですよね。

 

意外といろんな情報を、実行する前に知ることが出来ますよ。

 

時間の無駄、費用の無駄も軽減できたりします。

 

何事も自分の手で調べてみることですね。

 

 

 

 

2つの住所録データの照合について

 

例えば1月に購入した住所録と6月に購入した住所録を比較して、1月の住所録にな無かった新しく追加された情報を知りたい、その反対に6月の住所録から削除された情報を知りたいと言う事があった場合、皆さんはどう対処していますか?

これから説明する内容は2つのEXCELシートで作成された住所録があり、その比較をして増えているデータ、消えているデータを知る方法を説明します。

 

EXCEL関数には便利な関数が用意されていて、指定した行または列の中で、指定した数値や文字列などを探し、発見したデータが何番目にあるのかを返す関数があります。

 

それがMATCH関数です。

 

このMATCH関数を使うことで2つのメリットがあります。

 

2つのシート間のデータを照合する事で、互いのシートの何行目又は何列めにデータあるのかを知ることができます。

たとえば「日本商事」という会社はSheet1の何番目にあるのか、Sheet2の何番目にあるのかを知ることができます。

無ければエラーを返してきます。

このエラーを利用する事で、新規に追加されたデータ、削除されてたデータを知ることができます。

よって、一つ目は互いのデータがどこにある方知ることができ、無いデータを知ることができます。

 

実例を見る前に、「MACH関数」のしくみを見ておきましょう。

 

MACH関数の書式

 

MATCH(検査値,検査範囲,[照合の型])

 

という指定を行います。

 

検査値とは、照合する値となりますが、住所録の場合は重複しないデータとしては電話番号になるので、電話番号を指定すると良いですね。

検査範囲とは、検査するセルの範囲となります。Sheet1の場合はSheet2の電話番号のセル範囲となります。

照合の型には3つ用意されています。
1または省略で最大値を検索
0は検査値と等しい最初の値を検索
-1は検査値以上の最小の値を検索

となりますので、住所録の場合は0の同一の電話番号を照合すると言うことになります。

照合され同じデータが見つかるとそのデータが存在する行番号が表示されます。

同じデータが無いとエラー「#N/A」が表示されます。

このエラーが表示されるデータが、追加されたデータであり、削除されたデータです。

では、実際の住所録をひとつのブックに用意します。

Sheet1に1月の住所録、Sheet2に6月の住所録をコピー&貼り付けで準備します。
Sheet1及びSheet2いずれも

A列は会社名、B列は郵便番号、C列は住所、D列は電話番号となっています。

照合は、先に説明した重複のないD列の「電話番号」で行います。

Sheet1及びSheet2のE列にMATCHIH関数を指定しますので、E列の項目に照合結果という名前を付けておきましょう。

 

Sheet1のE2セルには

=MATCH(D2,Sheet2!D:D,0)

と言う計算式を指定します。

Sheet1のD2に指定する電話番号と、Sheet2のD列にある電話番号と同じ電話番号の行番号を求めるという式になります。見つかるとSheet2の行番号を表示、見つからなければエラー「#N/A」が表示されます。

E2セルを住所録の存在する最終行までコピーします。
この「#N/A」が6月の住所録から削除されたデータとなります。

 

同様に

Sheet2のE2セルには

=MATCH(D2,Sheet1!D:D,0)

と言う計算式を指定します。

Sheet2のD2に指定する電話番号と、Sheet1のD列にある電話番号と同じ電話番号の行番号を求めるという式になります。見つかるとSheet1の行番号を表示、見つからなければエラー「#N/A」が表示されます。

E2セルを住所録の存在する最終行までコピーします。
この「#N/A」が1月の住所録から追加されたデータとなります。
いずれも、EXCELの「フィルター」機能を使い「#N/A」を取り出すことで、それぞれ削除されたデータと、新規に追加されたデータが分かります。


これは住所録だけではなくいろいろなシート間の照合に役立つと思いますので、是非記憶にとどめておくと便利ですよ。

※二つのファイルに分かれている場合は、一つのブックにコピー&貼り付けで行って下さい。

 

今回は2015年のピアノ調律師と2016年のピアノ調律師の住所録を比較して見ました。
2015年のピアノ調律師(Sheet1)の住所録件数は2,133件でした。

2016年のピアノ調律師(Sheet2)の住所録件数は1,658件でした。

単純に見ると475件の減少となります。

減少シートには513件のデータがあります。

増加シートには38件のデータがあります。

減少513件から増加38件をひくと475件となります。

 

 

さらには「アーアーアーアンシンピアノの調律・修理サービス生活救急車JBR」が2016年の住所録からは404件削除されている事も分かります。実際には71件の減少と言う事も結果のデータから見て取れます。

 

【サンプルデータ】

ピアノ調律師比較ファイル:pianohikaku.xlsx (ファイル名をクリックするとエクセルファイルをダウンロードできます。)

Sheet1:2015年の全国ピアノ調律師住所録
Sheet2:2016年の全国ピアノ調律師住所録
減少:2015年より2016年住所録で減少したデータ513件
増加:2015年より2016年住所録で増加したデータ38件

 

 

 

 

EXCEL住所録の住所の重複を削除する方法

EXCELファイルでの住所が同一のデータの重複を削除する方法について

※この削除方法では、同じ住所がある場合は前にあるデータがのこされ、二番目以降の同じデータが削除されます。

 

次の例のように同じ住所の中に、違う名称の学校が含まれています。

学校名が同じなのですが、教員室と事務室、そしてふじのめ学級職員室とあります。

もちろんそれぞれの電話番号が違うのですが、ダイレクトメールの場合いずれかの一カ所に送付できれば良いので、住所の重複を削除してみたいと思います。

上記のEXCELファイルを開いている状態で、メニュー・タブの「データ」を選択し、「重複の削除」を選択します。

下図のように、「重複の削除」ダイアログが表示されますので、重複を削除したい「住所」にチェックをします。

(規定値ですべての項目にチェックがされていますので、「住所」だけにチェックをします。)

チェックを確認して「OK」をクリックします。

 

072002

 

「OK」がクリックされると重複チェックを行い、重複データの件数と有効なデータ件数を表示します。

良ければ「OK」をクリックします。

OKがクリックされると重複データを削除した残りのデータが表示されます。

(同じデータがある場合、一番最初のデータが有効となり残ります。二番目以降は重複データをして削除されます。)

 

072003

 

では、データを確認してみましょう。

「北海道教育大学付属札幌中学校/教員室」だけが残り、重複していた下の2行は削除されています。

 

072004

 

こうしてEXCELシート上にある重複データを簡単に削除する事ができます。

 

【応用】

重複の削除ダイアログで複数の重複項目を選択するとAND条件により重複を削除する事ができます。

たとえば、会社名と住所をの2項目を選んだ場合、[会社名]と[住所」が同じ重複データを削除できます。

 

こうすることで、いろいろな使い勝手を考慮して作成されている住所録の重複データを、使う目的によって自分でデータの削除ができます。

機会がありましたら、是非実行してみてください。

 

 

 

住所録から都道府県を抽出する

EXCELの住所録に、会社名・郵便番号・住所・電話番号があった場合に、都道府県別に住所録を分けたい時に皆さんはどうしていますか?

住所ソートで分割するのもひとつの方法ですね。

ここでは、住所から都道府県を取り出し、フィルタ機能で抽出し分割する方法を説明します。

excel001

図1

(図をクリックしていただくと拡大して見ることが出来ます。)

 

上記の図1の住所の後ろに列を挿入し項目を「都道府県」とします。

excel002

図2

 

 

挿入したD2セルに次の式を入れます。

=IF(MID(C2,4,1)=”県”,LEFT(C2,4),LEFT(C2,3))

問題点がいくつかあります。

県だけを取り出すならFIND関数を使って、県の文字までの文字数を調べ、その文字数分だけ取り出せば可能になります。

=FIND(検索文字例,対象,開始位置)  となります。

実際には

D2セルにC2セルの住所から件名を取り出すので

=FIND(”県”,C2,1) と入力します。

 

続いて、先頭からの文字数が分かったので

LEFT関数を使って住所から先頭のFIND関数で得た文字数分だけを取り出します。

式は次のようになります。

=LEFT(C2、FIND(”県”,C2,1)) とD2へ入力します。

これで住所から県名が抽出されます。

 

ココでひとつ問題です。

県の他に「道」「都」「府」があります。

つまり上記の式では道・都・府はエラーになってしまいます。

 

北海道、東京都、大阪府、京都府を取り出す方法です。

都合が良いことに全て3文字です。

 

県には3文字の他に4文字があります。

神奈川県、和歌山県、鹿児島県です。

そこでIF関数とMID関数を使って4文字目が県ならば、4文字を取り出し、それ以外は3文字を取り出すという考えをします。

MID関数は文字列の指定した位置から指定した文字数だけ取り出す関数です。

これなら上手くいきそうですね。

IF関数に触れておきます。

=IF(論理式、[真の場合],[偽の場合])となっています。

つまり

=IF(MID(C2,4,1)=”県”,LEFT(C2,4),LEFT(C2,3))

となります。

 

論理式MID(C2,4,1)=”県” を使って4文字目が県かどうかを判断します。

県だった場合 LEFT(C2,4) で住所の先頭から4文字を抽出します。

これで、神奈川県、和歌山県、鹿児島県が取り出せます。

県でなかった場合 LEFT(C2,3) で住所の先頭から3文字を抽出します。

これで、残っている3文字の都道府県を取り出すことができます。

 

つまり、D2セルに

=IF(MID(C2,4,1)=”県”,LEFT(C2,4),LEFT(C2,3))

と入力し、下方にコピーするだけです。

 

後は下図のように、データタブのフィルターを使って都道府県別に分割すると良いですね。

 

excel003

図3

 

ぜひ、簡単ですのでやってみて下さい。